Terminplanung in der Kanzlei: Warum du unbedingt immer an dein Telefon gehen solltest

Work-Live-Balance – ein Begriff, der von jedem Menschen unterschiedlich definiert wird

Seit ich selbständig bin, definiere ich den Begriff auch noch einmal komplett anders. Es ist ein unglaublich schönes Gefühl, wenn man in seiner Zeiteinteilung so flexibel ist, dass man unter der Woche auch mal früher Schluss machen kann, um Zeit mit der Familie zu verbringen oder den Hobbys nachzugehen. Alles eine Frage des richtigen Zeitmanagements.

Manchmal kommt die eigene Work-Life-Balance aber aus dem Gleichgewicht. Wenn das mal vorkommt, ist das nicht weiter schlimm. Was aber, wenn es zur Regel wird?

Wenn ich so durch Social Media streife, lese ich insbesondere bei den Juristen immer wieder Sätze wie diese: „Heute (Sonntag) nochmal schnell ein paar Akten im Büro bearbeiten und die Ruhe genießen.“ „Man soll ja eigentlich am Wochenende mal abschalten, aber ich erledige noch schnell ein zwei Sachen, zu denen ich letzte Woche nicht gekommen bin.“

Ist es sinnvoll, dass man sich die komplexen Aufgaben und Themen, zu denen man unter der Woche schon nicht kommt, auch noch mit ins Wochenende nimmt?

Die Sonderschicht am Wochenende, wegen fehlender Ruhe unter der Woche

Ich hätte dazu eine Frage: Wer hat eigentlich mal festgelegt, dass du ununterbrochen für Fragen und Anrufe erreichbar sein musst? War das „man“? Von „das macht man halt so“? Der kommt für mich ja mittlerweile schon fast vor dem Herrn Davis.

Ich habe dazu eine Idee. Wie wäre es damit: Statt den Notausgang zu nehmen und das Wochenende zu rasieren, einfach mal einen Samstag nutzen und sich mit der Optimierung der Abläufe in der Kanzlei beschäftigen?

Warum muss man immer erreichbar sein? Persönlich, per Telefon und Nachrichtendienst, per E-Mail, Fax und beA und natürlich Social Media?

Wir stecken mitten in der Digitalisierung. Einerseits sind wir oft schon so digitalisiert und andererseits werden die gebotenen Hilfsmittel schlecht bis gar nicht genutzt. Schaut euch mal um auf diesem spannenden neuen Marktplatz und guckt euch die neuen Möglichkeiten genauer an.

Optimierung der Terminplanung in der Kanzlei

Es gibt tolle Kontaktformulare für die Webseite, Terminplanungstools, Menschen, die sich mit Prozessoptimierung auskennen und euch wertvolle Tipps bei der Implementierung in eure individuelle Situation helfen können. Mit ein wenig Strategie und Fingerspitzengefühl lässt sich aus den vielen Plattformen und kleinen digitalen Helferlein ein durchdachtes Konzept erstellen, was ganz auf die Bedürfnisse eines jeden Juristen zugeschnitten ist und auch sein muss.

Hand aufs Herz: In welchen Fällen hängt von dem gerade eingehenden Anruf ein Leben ab – außer vielleicht bei den Strafrechtlern? Und auch für den einen Notfall oder DAS Mandat, welches bei jedem Anruf erwartet wird, kann man im Voraus ein Konzept erarbeiten.

Einige Beispiele?

• Zuallererst verschaffe dir einen Überblick über die Kommunikationskanäle und wie sie von den Mandanten genutzt werden. Ich würde hierzu mal einen ganzen Monat auswerten, um ein realistisches Bild zu erhalten.
• Du musst nicht deinen kompletten Kanzleialltag umkrempeln. Beginne mit einem Tag in der Woche. An diesem Tag blockst du dir konsequent einen Zeitraum im Kalender, in dem du nicht erreichbar bist. Zwei Stunden. Das schaffst du. Deswegen kündigt kein Mandant.
• Dieser Termin wird behandelt wie ein Gerichtstermin. Der wird nicht verschoben, nicht abgesagt, es sei denn, dir ist gerade der Arm abgefallen oder du bist gerade aktiv oder passiv in eine Geburt verwickelt. Ich denke, du verstehst, was ich meine. Wenn es funktioniert, kannst du darauf aufbauen und dir ein Konzept für die ganze Woche erstellen.
• Nutze den Anrufbeantworter und erarbeite eine schlüssige Ansage, in der die Mandanten informativ abgeholt werden, zum Beispiel über konkrete Telefonzeiten und welche Kommunikationswege es sonst noch gibt.
• Nutze ein Terminplanungstool, um Telefontermine und Anfragen über die Webseite zu steuern. Ich teste hier gerade ein Tool, das sogar DSGVO-konform ist, dazu demnächst mehr.
• Steuere die Mandanten gezielt über deine Social-Media-Profile und deine Webseite und kläre sie über deine Arbeitsweise auf. Nutze dazu eine FAQ oder ein kurzes Video, das du auf deiner Seite einbindest. Erkläre ihnen, warum das so läuft. Das reduziert Fragen und Unverständnis.
• Nimm deine Mitarbeiter mit ins Boot. Besprecht das im Team und hol dir dazu Feedback. Ja genau. Denn auch die Mitarbeiter werden sich über telefonfreie Zeiten freuen. Jeder, der in einer Kanzlei arbeitet, hat Aufgaben, für die er einen ungestörten Moment sehr gut brauchen kann.

Geht es dir gut, geht es auch den Mandanten gut. Kleine Achtsamkeitsweisheit aus der Elternschaft.